5 Tools zur Arbeit im Home Office

Im Home Office sind die richtigen Tools genauso wichtig wie die richtige Arbeitsroutine. Da unser Team seit Jahren Erfahrung mit Home Office und Teams hat, die international zusammenarbeiten, wollen wir diese Erfahrung teilen. Hier sind unsere Top-5-Tools für eine effiziente Zusammenarbeit im Team – unabhängig von den Arbeitsorten einzelner Mitarbeiter:

1. Kommunikation mit

Slack

Die einfache Handhabung, verschiedene Channels und personalisierte Benachrichtigungen machen Slack zum idealen (Chat-)Tool für Absprachen im Team. Nicht zu vergessen: die Möglichkeit, Kommentaren unter einem Beitrag zu verfassen, sowie die Möglichkeit, direkt aus dem Chat Mitglieder anzurufen. Das beste an einem Channel für interne Kommunikation? Der E-Mail-Posteingang ist nur für wichtige Kunden-E-Mails reserviert.

Wie hilft das Tool bei der Arbeit von zu Hause? Mehr denn je ist der ständige Austausch im Team wichtig. Es vergeht kein Tag, an dem nicht Erfolge, Blocker oder Updates im allgemeinen Channel für das gesamte Team geteilt werden. Zudem werden abteilungsspezifische Fragen in den jeweiligen Channels direkt besprochen. Jeden Morgen werden tägliche To-Dos geteilt, so dass jedes Team-Mitglied weiß, an welchen Projekten gerade gearbeitet wird. Als Ersatz zum Arbeitstelefon werden intern auch Telefonanrufe über Slack getätigt.

-> kostenlose Testversion, ab 6,25€ pro Benutzer/Monat

-> kostenlose Version mit eingeschränkter Funktionalität: Microsoft-Teams

2. Zusammenarbeit über die

G Suite

Wer kennt es nicht? Man arbeitet gemeinsam mit Kollegen an einem Reporting, Versionen werden hin- und hergeschickt und am Ende weiß keiner mehr, was die finale Datei ist. Mit der G Suite erhältst du Zugang zu cloud-basierten Tabellenkalkulations-, Texterstellungs- und Präsentationswerkzeugen (ähnlich der MS Office-Produkte). Auf diese Weise arbeiten Teammitglieder gleichzeitig im selben Dokument, chatten miteinander und kommentieren ihre Ideen. Cloud-basierter Speicherplatz sowie Hangouts, Google’s Videokonferenz-Tool, sind ebenfalls Teil der G Suite.

Wie hilft das Tool bei der Arbeit von zu Hause? Besonders Google Hangouts, das Videokonferenz-Tool, ist in den letzten Tagen des Home Office wichtig geworden. Gerade wenn man sich nicht in Person begegnet ist es wichtig Verbindungen aufzubauen. Dies funktioniert am besten, wenn man sich in die Augen schaut und Regungen erkennt. Wir nutzen es für alle unsere Treffen – abteilungsintern oder für das gesamte Unternehmen – und sogar für das gemeinsame Mittagessen oder Abstimmungen mit einzelnen Kollegen.

-> kostenlose Testversion, Basis-Mitgliedschaft für 4,68€ pro Nutzer/Monat

3. Wissensmanagement mit

Notion

Die Lösung für Wikis, Notizen und Aufgaben. Notion ist deine eigene Wikipedia-Webseite für Themen, die sich ausschließlich um dein Unternehmen drehen. Hier sind du und deine Kollegen die Autoren, die eigene Einträge veröffentlichen. Die Benutzerfreundlichkeit und der einfache Aufbau erleichtern die schnelle Erstellung von Einträgen.

Wie hilft das Tool bei der Arbeit von zu Hause? Kann man sich nicht persönlich sehen, sind Dokumentation, Checklisten und „how tos“ wichtig zur Sicherung des Wissensaustauschs. Sie sorgen für reibungslose Arbeitsabläufe und helfen Qualitätsstandards einzuhalten. Daher hat bei Fashion Cloud jedes Team seinen eigenen Bereich in Notion, in dem das gesamte Wissen innerhalb des Teams gesammelt wird.

-> ab 0€ mit eingeschränkter Funktionalität (Freemium)

4. Gemeinsame Passwörter mit

1password

Ohne Frage: Passwörter müssen sicher sein. Allerdings stellt das für viele Unternehmen eine Herausforderung dar: ob ausgedruckte Listen, Standard-Passwörter oder der Aufwand falls ein Passwort geändert wird und jeder informiert werden muss. Die Lösung: ein Passwortmanager, der Passwörter für das gesamte Unternehmen speichert. Wir verwenden 1password, das für jedes Team verschiedene „Tresore“ anbietet. Um die Qualität der Passwörter zu verbessern, wird zudem vor unsicheren Passwörtern gewarnt.

Wie hilft das Tool bei der Arbeit von zu Hause? Mit einem Password-Manager sparen Mitarbeiter beim Einloggen in Online-Tools viel Zeit. Kein Fragen bei Kollegen, kein Checken von Chat-Nachrichten – dank der Browser-Integration werden Benutzername und Passwort automatisch ausgefüllt.

-> Kostenlose Version zum Testen, dann 3,29€ pro Monat/Benutzer.

5. Projektmanagement mit

Trello

Aufgaben werden in Listen in sogenannten Karten festgehalten, die sich leicht verschieben lassen. Auf den Karten Karten können Kommentare, Tags, Aufgabenlisten usw. hinzugefügt und Fristen für jede Aufgabe festgelegt werden. Im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Tools ist die Implementierung und das Verständnis von Trello sehr einfach.

Wie hilft das Tool bei der Arbeit von zu Hause?  Neben dem Teilen der täglichen To-Dos in Slack verwenden einige Teams Trello zur Visualisierung von Projekten und dem Status der Aufgaben. Auch einzelne Teammitglieder nutzen Trello um ihre täglichen Aufgaben zu strukturieren, da gerade im Home Office verstärkt Selbstorganisation von Mitarbeitern gefordert ist.

-> ab 0€ mit eingeschränkter Funktionalität (Freemium)

Natürlich sind all diese Lösungen auch allgemein wichtig und nicht nur, wenn man von zu Hause aus arbeitet. Sind Teams allerdings nicht physisch anwesend und Gespräche an der Kaffeemaschine und im Flur entfallen, müssen neue Wege zum Austausch über Projekte gefunden werden. Mit den richtigen Tools erhält man im Team Effizienz und erleichtert die Zusammenarbeit.

Es ist jedoch auch wichtig zu wissen, wie man die Lösungen richtig einsetzt. Willst du mehr über den richtigen Einsatz von Tools erfahren? Verrate es uns:

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